PDCA/PDCAサイクル|仕事での使い方
PDCAを回しましょう、と言われたことがある方へ。分かるようで分からないですよね？回した方が実際良い成果が出そうな気がするけど、一体全体どうしたらいいものか？そのヒントになりそうなことをお伝えしたいと思います。
PDCAという言葉が分かりにくい
多少雑な表現かもしれませんが、だいたい日本語にしてみると、きちんと試行錯誤しつづけようぜというのがPDCAです。そこに数値目標を入れて、データをとって、振り返る。そうするとPDCAの教科書に書いてあるような取り組みができます。
PDCAという言葉を使わずに仕事を進め方を話す
仕事の出来る人に多い考え方を紹介します。以前に各方面で活躍する若手数人と会話をしていた時に共通する観点でした。
1：誰に何の価値を提供する？
ここを放置して仕事を進めると、えてして迷走します。出したい成果と取組内容がきちんとマッチしているのか？を確認するのです。大事なのは価値を押さえること。メリットを増やすのか、デメリットをなくすor軽減するのか。まずはこれをはっきりさせましょう。
２：現状を把握し、やりたいこととの差を明らかにする
誰に何の価値を提供したいか、それが明確にできたら次は現在地の確認です。今どうなっているのか？理想と現実のギャップはどこにどれくらいあるのか？これをはっきりさせましょう。この確認も一つ落とし穴に落ちるのを防いでくれる役割があります。じつはほとんど問題がありませんでした…。ということが発覚すると、「そもそもやる意味あるの」という確認もできるからです。
3：やりたいことと現状の差を埋める方法をつくる
つまり計画を、アクションプランを作りましょうということです。何を、いつまでにやって、どういった効果を出します、ということが分かるようにしましょう。
4：やる
この項目が圧倒的に大事です。やらないと前に進みません。どんなに良いプランを描いても、やらなければ意味がありません。下手でもいい、不器用でもいい、時間が多少かかってもいい。やりましょう。
5：振り返る
やってみて「どうだった？」と。
- やったのか？
- 効果は出たのか？
- 感覚的な振り返りはあるか？
- もっとよく出来る方法はあるか？
こういったことをしっかりと整理しましょう。注意点は、「反省の態度」を必要としないこと。つまり、ここで気持ちを落ち込ませる必要なんてないということです。だって、はじめから完璧にできることなんて無いんですから。もしあったとすると、それをまぐれと呼んで差し支え無いと思います。
もう一つ大事なことがあります。計画自体の良し悪しも振り返ることです。そもそも無茶な計画たててないか？事前に気づけなかったけど、やりたいこととやったことが結びついていなかったんじゃないか？これも大事な振り返り要素です。
6：次回どうする？
振り返ったら、次の計画を立てましょう。ちゃんと振り返り内容を活かして。そして4：やるに戻ります。
数字について KPI・KGI
PDCAの話題と一緒に出てくるのが、KPIの話です。KPIとかKGIとか、聴き慣れていないか人もいらっしゃることと思います。
KPI = Key Performance Indicator
KGI = Key Goal Indicator
です。
重要なのはKGI>KPI。ゴールにたどり着くために、よいパフォーマンスを出すという関係性です。ゴールと重要なパフォーマンスを、きちんと数値におとしてPDCAサイクルを管理しやすくしましょう。数値の無いPDCAサイクルもあり得ると思いますが、それは試行錯誤であり、トライアルエラー。それはそれで、よい取り組みです。
KPI・KGI設定のポイント
じゃあどうやってKPI・KGIを設定すればいいのか？ここに答えはありませんが、3つほど全般的に言えることがあります。
- KGIは出来る限り全社の売上と利益に近い数字
- KPIは限りなく少なく、多くて3つ
- KGIもKPIも、それそのものを定期的に見直す
KPIを少なくすることが難しい作業です。ですがこれもKGI設定のポイントと考え方は近しいものです。どのKPIに集中すれば、どのKPIを良くすればKGI達成に最も近づくか？という思考をもとに絞り込みましょう。
定点観測するKPI
PDCAの文脈で語られるKPIと、世の中一般的に語られるKPIの話でごっちゃになるのが定点観測するKPIです。健康診断の数値のようなものです。いつも数値を観測し、異常があったときにそれを早期発見するための指標。これはこれで重要な取り組みですが、目的が違う指標があることは頭に入れておきましょう。
おすすめ本
鬼速PDCA
冨田 和成 著
具体的な手順がわかりやすく示されている。読者におすすめのツールも提供してくれるので、頭で理解できたけどどう動いていいか分からない場合は最適な書籍です。
